Yuk Belajar meng - Arsip

Juni 2012, Aku dikasih kesempatan mengikuti Training Manajemen Doukumen. Meski aku ga tau betul gimana pengarsipan dengan benar itu, well let's enjoy. Semacam studi banding antara arsip kantor yang punya manajemen bagus dengan arsip pribadi di kamar yang porak poranda.

Arsip yang buruk : Rapi tapi tidak bermanfaat

Apa sih arsip itu?

Kalau orang awam bilang sih kumpulan dokumen - dokumen penting baik elektronik atau non elektronik yang fungsinya sebagai informasi ketika kita membutuhkan di waktu yang akan datang.

Kalau menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, lebih ribet lagi kata - kata nya :

"Arsip adalah rekaman atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara."

Kenapa sih Arsip itu penting buat kita apalagi di perusahaan.

Badan Publik perlu mengelola arsipnya dengan baik karena :

1. Membantu badan publik untuk meneliti secara cermat setiap keputusan dan kegiatan organisasi;

2. Memungkinkan badan publik mentransfer pengetahuan, pembelajaran dari masa lalu, dan melindungi kepentingan kolektif bangsa;

3. Memenuhi kepentingan badan publik dan masyarakat dalam memperoleh informasi dari setiap keputusan dan dan tindakan badan publik yang mempengaruhi publik dalam menjalankan pembangunan;

Pentingnya arsip ini jadi ngingetin akan tatanan buku - buku yang ada di kamar. Hahaha. Padahal arsip itu sangat membantu kita yang punya daya ingat lemah.

Berikut quotes dari Sir ArthurG. Douhty, tokoh kearsipan Kanada 1924 yang di ukir di atas batu :

“Of all national assets, archives are the most precious; they are the gift of one generation to another and the extent of our care of them marks the extent of our civilization.”



Kira - kira artinya begini, Dari semua aset negara yang ada, arsiplah yang paling berharga. Warisan nasional dari generasi ke generasi yang sangat perlu untuk dilestarikan. Tingkat keberadaban negara dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya.

Pembukuan di Masa Penjajahan Belanda

How about your archives?

Well, lanjut dengan jalan - jalan mengitari khasanah arsip yang ada di kantor pusatku di Jakarta. Tepatnya di daerah Jl. Thamrin no.2 Jakarta.

Begitu indah dan rapinya arsip itu ditata. Mulai dari jaman penjajahan Belanda sampai sekarang, dokumen penting masih terpelihara rapi.  Menceritakan sejarah, dan pencitraan yang luar biasa.

Aku coba bandingin rak yang isinya kardus - kardus keramat di kantor Surabaya. Ga jauh beda, hanya saja karena ruang penyimpanan arsip di kantor Surabaya lebih sempit jadi tatanannya lebih sederhana.

Lihat di sela - sela rak selalu ada pengharum ruangan, sebagai pengusir ngengat dan binatang - binatang kecil lain yang bisa merusak arsip.



Rak Arsip di kantor Surabaya

Ga lupa tetap nyimpen dokumen - dokumen elektronik pada rak yang berbeda agar pencarian lebih mudah jika diperlukan.



rak dokumen elektronik (1)

rak dokumen elektronik (2)

Pengelolaan Arsip itu sendiri begini kira - kira ceritanya,

Arsip itu dibagi menjadi dua yakni Arsip Dinamis dan Arsip Statis.

Arsip Dinamis itu adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip  dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip dinamis meliputi arsip vital, aktif, dan inaktif.

Contoh simpelnya dokumen - dokumen yang berkaitan dengan perusahaan itu sendiri yakni data - data resource-nya , dsb.

Sedangkan Arsip Statis yakni arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan atau lembaga kearsipan.

Misalnya foto - foto bersejarah berdirinya suatu lembaga negara, barang - barang peninggalan bersejarah, dsb.

Manajemen Arsip Dinamis itu ketika sudah habis masa retensinya sesuai kebijakan perusahaan masing - masing maka boleh dimusnahkan.

Bukan tumpukan karung uang, tetapi tumpukan dokumen yang akan dimusnahkan (jadwal retensi telah habis)

Bukan juga lemari penyimpanan uang, sekali lagi ini lemari arsip

Foto - foto yang menyimpan histori dari perusahaan

Yuk benahi arsip kita, lebih - lebih arsip yang ada di kantor kita agar lebih mudah pencarian informasinya dan sebagai bentuk pencapaian strategis perusahaan tempat kita bekerja.

Kalau sudah rapi kayak gini, siapa yang ga betah di rumah?

Sumber : Pengelolaan Arsip Badan Publik dalam Perspektif Peraturan dan Perundangan di Bidang Kearsipan oleh Azmi.